Excel ist zum Betriebssystem geworden
Listen werden kopiert, Dateien verschickt, dieselbe Information an drei Stellen gepflegt. Wer den aktuellen Stand hat, weiß niemand sicher.
Jonas Schmitz · Softwareentwickler aus Koblenz
Für Betriebe, in denen jemand
jeden Tag dasselbe abtippt.
Ich bin Jonas Schmitz. Ich baue Ihnen ein Programm, das die Tipparbeit übernimmt: Stundenzettel, Bestellungen, Listen, die heute von Hand in die nächste Datei wandern. Geprüft und freigegeben wird weiter von Ihnen.
- Ein Entwickler, kein Team. Sie reden mit dem, der es baut.
- Jede Woche ein Stand, den Sie selbst ausprobieren können
- Das fertige Programm samt Quelltext gehört Ihnen.
Heute und danach
Dieselbe Bestellung, zweimal.
Links die Handgriffe von heute, jeder mit dem Wort Mensch dahinter. Rechts dieselbe Strecke, wenn ein Programm die immer gleichen Schritte macht. Ein Beispiel — kein durchgeführtes Kundenprojekt.
Aus E-Mail-Anhängen werden geprüfte Aufträge — mit Freigabe an der Stelle, an der sie zählt.
Heute
So läuft der Vorgang, wenn niemand etwas ändert.
- 01E-Mail trifft im Postfach einSystem
- 02PDF-Anhang öffnenMensch
- 03Kundendatensatz heraussuchenMensch
- 04Artikelnummern nachschlagenMensch
- 05Positionen abtippenMensch
- 06Preise und Konditionen prüfenMensch
- 07Rückfrage per E-Mail stellenMensch
- 08Auftrag im System anlegenMensch
- 09Bestätigung schreiben und sendenMensch
Mit NeXsoft
Derselbe Vorgang, mit der Entscheidung an einer klaren Stelle.
- 01E-Mail automatisch erfasstSystem
- 02Anhang gelesen und strukturiertSystem
- 03Gegen Stammdaten validiertSystem
- 04Abweichung zur Freigabe vorgelegtMensch
- 05Rückfrage beim Kunden, Vorgang wartet sichtbarMensch
- 06Auftrag im System angelegtSystem
- 07Bestätigung zum Versand vorbereitetSystem
Die Markierung Mensch steht dort, wo eine Person entscheidet oder etwas erfasst. System steht für Schritte, die die Anwendung übernimmt. Die menschliche Freigabe bleibt bewusst stehen — sie wird nicht wegoptimiert.
Ausgangslage
Wo heute unnötige Arbeit entsteht.
Informationen wandern von System zu System
E-Mail zu PDF zu Excel zu ERP zu CRM. Jeder Übergang ist Handarbeit, und jede Handarbeit ist eine Stelle, an der etwas verloren geht.
Mitarbeitende suchen Wissen, das längst da ist
Die Antwort steht in einem Handbuch, einer alten Mail oder im Kopf einer Kollegin. Nur eben nicht dort, wo gerade jemand danach fragt.
Standardsoftware passt nicht zum tatsächlichen Ablauf
Also bauen Mitarbeitende Umwege um die Software herum — Nebenlisten, Notizfelder, Konventionen, die nirgends dokumentiert sind.
Wachstum erzeugt vor allem Verwaltung
Mehr Kunden und mehr Vorgänge bedeuten automatisch mehr manuelle Arbeit, weil der Ablauf mit der Menge nicht mitwächst.
Die Systeme haben Daten, aber keinen gemeinsamen Prozess
Jedes für sich funktioniert. Der Vorgang, der durch alle hindurchläuft, existiert nur als Gewohnheit im Kopf der Beteiligten.
Keiner dieser Zustände entsteht durch schlechte Arbeit. Sie entstehen, weil der Ablauf gewachsen ist und die Software ihm nie gefolgt ist. Erkennen Sie einen davon wieder? Dann zeigen Sie ihn mir.
Vier Spezialisierungen
Wo individuelle Software den Unterschied macht.
Vier Bereiche, in denen ich arbeite. Jeder beginnt mit einem Ablauf, der heute mehr Handarbeit kostet als nötig.
01
Individuelle Unternehmenssoftware
Wenn ein wichtiger Ablauf in Ihrem Unternehmen mit der vorhandenen Standardsoftware nur über Umwege funktioniert: zusätzliche Excel-Listen, E-Mails und mündliche Absprachen.
Eingang
- Excel-Listen
- verteilte Werkzeuge
- Abstimmung per E-Mail
- Papierformulare
- Absprachen ohne System
Ergebnis
- eine zentrale Anwendung
- Rollen und Rechte
- Freigaben mit Vermerk
- Auswertungen aus dem laufenden Betrieb
- nachvollziehbare Änderungen
Wenn Standardsoftware einen wichtigen Geschäftsprozess nicht richtig abbildet, entwickle ich die passende Software dafür.
02
KI-Prozessautomatisierung
Wenn dieselbe Sachbearbeitung jeden Tag von vorn beginnt: lesen, übertragen, prüfen, weiterleiten.
Eingang
- E-Mails mit Anhang
- Aufträge und Formulare
- wiederkehrende Anfragen
- Belege und Nachweise
- Angaben aus vorhandenen Systemen
Ergebnis
- vorsortierte Vorgänge
- erfasste und geprüfte Daten
- vorbereitete Antworten
- Freigabe durch einen Mitarbeiter
- nachvollziehbares Protokoll
Ich automatisiere Arbeitsschritte, die heute jeden Tag manuell wiederholt werden, und lasse die Entscheidung an einer bewusst gewählten Stelle bei einem Menschen.
03
KI-Assistenten & Wissenssysteme
Wenn dieselben Fragen im Alltag immer wieder neu recherchiert werden, obwohl die Antwort längst in Dokumenten und Systemen steht.
Eingang
- PDF-Dokumente und Handbücher
- Verträge, Angebote und Rechnungen
- E-Mail-Verläufe und Anfragen
- technische Dokumentation
- freigegebenes Unternehmenswissen
Ergebnis
- Antwort mit Quellenangabe
- Fundstelle statt Dateiname
- Zusammenfassung über mehrere Dokumente
- Auskunft, die nicht davon abhängt, wer gerade erreichbar ist
- Assistent im täglichen Ablauf
Ich baue Assistenten, die Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten beantworten — und dazu sagen, in welchem Dokument die Antwort steht.
04
Technische & operative Software
Wenn die Arbeit an der Anlage, im Fahrzeug oder beim Kunden stattfindet — und die Unterlagen, die dafür gebraucht werden, im Büro liegen.
Eingang
- Anlagen- und Gerätedaten
- Servicehistorie
- technische Handbücher
- Fotos vom Einsatz
- Prüf- und Wartungsvorgaben
Ergebnis
- Arbeitsanweisung an der Anlage
- Servicebericht aus dem Einsatz
- Fotodokumentation am Vorgang
- Prüfnachweis mit Zeitpunkt und Person
- Rückmeldung in das führende System
Wer im Einsatz ist, hat alles dabei: den Auftrag, die Unterlagen zur Anlage und die Daten aus Ihren Systemen — in einer Anwendung, die so gebaut wird, dass sie auch ohne Netz weiterarbeitet.
Fertig zu kaufen gibt es das nicht. Was gebaut wird, richtet sich danach, wie bei Ihnen gearbeitet wird.
Ablauf-Schema
Vom Posteingang bis ins System
Eine Bestellung kommt als PDF in die Mail. Am Ende ist der Auftrag angelegt und die Bestätigung geschrieben. Was dazwischen passiert, zeigt das Schaubild — von selbst oder Schritt für Schritt.
- Ausgangslage: vier Eingangskanäle, vier Systeme, nichts läuft.
- Eine E-Mail geht ein und wird erfasst.
- Der Anhang wird als Dokument erkannt und gelesen.
- Die benötigten Felder werden herausgezogen: Kundennummer, Positionen, Liefertermin.
- Die Angaben werden gegen die Stammdaten geprüft. Eine Abweichung bleibt offen.
- Die offene Abweichung geht zur Freigabe an einen Menschen. Ohne diese Freigabe läuft nichts weiter.
- Nach der Freigabe werden die bestehenden Systeme aktualisiert.
- Auftrag und Bestätigung entstehen automatisch.
- Ergebnis: der Vorgang ist abgeschlossen, der Mensch hat einmal entschieden statt achtmal abgetippt.
Eingang
E-Mailwartet
PDFwartet
Formularwartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Fotowartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
NeXsoft
Verstehenwartet
Prüfenwartet
Automatisierenwartet
Verbindenwartet
Ihre Systeme
ERPwartet
CRMwartet
Datenbankwartet
Portalwartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Ergebnis
Auftragwartet
Bestätigungwartet
Reportwartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Antwortwartet
Kundennummer
Positionen
Liefertermin
Freigabe durch einen Menschenbei jeder Abweichungwartet
Eingang
E-Mailwartet
PDFwartet
Formularwartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Fotowartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Kundennummer
Positionen
Liefertermin
NeXsoft
Verstehenwartet
Prüfenwartet
Automatisierenwartet
Verbindenwartet
Freigabe durch einen Menschenbei jeder Abweichungwartet
Ihre Systeme
ERPwartet
CRMwartet
Datenbankwartet
Portalwartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Ergebnis
Auftragwartet
Bestätigungwartet
Reportwartet — gibt es, kommt in diesem Beispiel nicht vor
Antwortwartet
Schematische Darstellung eines typischen Ablaufs. Keine Kundendaten, keine Messwerte. Gestrichelt umrandet: Wege, die es ebenso gäbe — dieser Beispielvorgang nimmt sie nur nicht.
Bestehende Systeme
Ihr ERP bleibt Ihr ERP. Ich baue den Weg dazwischen.
Die häufigste Aufgabe ist nicht, ein System abzulösen — sondern die Strecke zu bauen, die heute ein Mensch mit Kopieren und Einfügen zurücklegt. Klicken Sie einen Baustein an.
Ihre Systeme
bleiben, wo sie sind
NeXsoft
der Weg dazwischen
Empfänger
Menschen und Systeme
Ihre Systeme
bleiben, wo sie sind
NeXsoft
der Weg dazwischen
Empfänger
Menschen und Systeme
Wählen Sie einen Baustein aus, um zu sehen, was dort tatsächlich passiert.
Kein bestehendes System wird abgelöst: Ihr ERP, Ihr CRM und Ihre Fachsoftware bleiben jeweils für ihren eigenen Datenbestand führend, und die Schicht dazwischen baut den Weg, den heute ein Mensch mit Kopieren und Einfügen zurücklegt.
Zusammenarbeit
Wie ein Projekt läuft — und was bei einer Störung passiert.
Schritt 01
Spezifikation
Aufbau der Daten, Zuständigkeiten je Rolle, Liste der Schnittstellen und Abnahmekriterien werden schriftlich festgelegt, bevor gebaut wird. Einzeln beauftragbar — das Ergebnis ist auch dann nutzbar, wenn danach jemand anderes baut.
Dokument, das als Ausschreibungsgrundlage taugt
Schritt 02
Umsetzung
Wöchentliche Auslieferung auf eine Umgebung, die Ihre Fachabteilung selbst bedienen kann. Keine Änderung geht ungeprüft live: jede läuft durch automatische Kontrollen, bevor sie freigegeben wird. Für Ihr Projekt kommen Tests auf den fachlich wichtigen Wegen dazu.
Sie sehen den Stand wöchentlich, nicht am Ende
Schritt 03
Ablösung von Altsystemen
Migration im Parallelbetrieb: Das Altsystem bleibt führend, bis die Übernahme abgeglichen und protokolliert ist. Für jeden Umstellungsschritt steht das Rückfallszenario vorher fest.
Rückweg an jedem Schritt, nicht nur am Anfang
Betrieb und Reaktionszeiten
- Servicezeiten
- Mo–Fr, 9–17 Uhr
- Störung, Betrieb steht (P1)
- Reaktion < 4 Stunden
- Einschränkung im Betrieb (P2)
- Reaktion < 1 Werktag
- Fehler ohne Betriebseinfluss (P3)
- mit der nächsten Auslieferung
- Rufbereitschaft außerhalb
- nein — bewusst nicht zugesagt
Diese Werte werden im Vertrag festgeschrieben. Sie sind so bemessen, dass ich sie einhalte — eine 24/7-Zusage wäre von mir nicht seriös.
Übergabe ist eingebaut, nicht nachgelagert
Ein Projekt gehört Ihnen ab der ersten Arbeitswoche, nicht ab der Schlussrechnung. Deshalb ist es von Beginn an so aufgesetzt, dass ein anderes Team es jederzeit übernehmen kann:
- Quelltext und Infrastruktur laufen ab dem ersten Tag auf Ihre Organisation, nicht auf meine.
- Jede Architekturentscheidung liegt als datiertes Dokument beim Quelltext, samt verworfener Alternative.
- Eine schriftliche Betriebsanleitung — wie die Software läuft, wie sie neu gestartet und wie eine Änderung eingespielt wird — gehört zum Lieferumfang, nicht zum Abschlussgespräch.
- Auf Wunsch benenne ich vor Projektbeginn eine Vertretung aus dem Partnernetz, die den Stand übernehmen kann.
Beispielsysteme
Keine Referenzen. Dafür vollständige Offenlegung.
Fünf Systeme, wie ich sie bauen würde — mit Ablauf, Architektur, Anbindungen und den Kennzahlen, an denen man sie messen müsste.
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie ich ein solches Vorhaben aufbauen würde — sie sind keine Messwerte.
FAQ
Antworten, die Sie brauchen.
Noch nicht beantwortet? Schreiben Sie mir — ich antworte persönlich.
Das hängt stark davon ab, wie viel bei Ihnen heute Handarbeit ist. Am meisten holt man bei wiederkehrenden Aufgaben raus: Tickets, Mails, Reports, Klassifikation, Routing. Ich schätze das nicht ins Blaue — im Erstgespräch schauen wir uns Ihren konkreten Prozess an, messen den Ist-Zustand und definieren vorher, woran der Erfolg gemessen wird.
Erstgespräch
Zeigen Sie mir, was Sie abtippen.
Schildern Sie einen Vorgang, der bei Ihnen jede Woche von Hand läuft. Ich sage Ihnen, ob sich Software dafür lohnt — und wenn nein, sage ich das auch.
Kostenlos, unverbindlich, auf Wunsch mit Verschwiegenheitserklärung.